Publicerad 20 oktober 2022

Stöd till projektgruppen

6 tips som kommer att underlätta för projektgrupper som ska börja jobba med Innovationsguiden som metodstöd i ett utvecklingsprojekt. Här har vi samlat våra bästa tips för att ni från början ska kunna skapa en bra innovationskultur och underlätta ert utvecklingsarbete.

1. Skapa samsyn kring arbetssättet

Innovationsguiden bygger på ett arbets- och förhållningssätt som kallas tjänstedesign. Det är bra om alla i teamet har en samlad bild av vad arbetssättet innebär innan ni börjar arbeta tillsammans. Innovationsguiden bygger på tjänstedesign eftersom processen utgår ifrån användarens behov och perspektiv, vilket är avgörande för att utvecklingsarbetet ska leda till nya välfärdstjänster som verkligen skapar värde, används och uppskattas.

Tjänstedesign är dessutom ett roligt och kreativt sätt att arbeta som ger energi och engagemang både i teamet och hos medarbetare. Att ha roligt längs vägen leder oftast till bättre resultat och bidrar till en positiv innovationskultur.

Vad är tjänstedesign?

Tjänstedesign innebär att man utgår från att användaren kan mest om sin egen situation och verklighet. För att kunna ta fram tjänster som skapar nytta och värde är användaren med i utvecklingsarbetet. Arbetssättet bygger på att involvera och vara nyfiken på sin användare och förstå dennes behov och upplevelse. När man fått en djupare förståelse för användaren testar och samskapar man lösningar tillsammans, för att se vad som skapar mest användarnytta och värde. Den kreativa processen är involverande, strukturerad och metodisk.

En central tes del är att gå från att anta att man vet vad användaren tycker och tänker, till att se till att vi faktiskt vet – från antagande till insikt. På så sätt säkerställs att ”rätt” tjänster tas fram till de som behöver dem.

Frågor som kan vara bra att prata kring

  • Hur skiljer det här sig från sättet vi brukar arbeta?
  • Vad tror ni att ni kommer få ut av att arbeta så här?
  • Vad ser vi för positivt resp. negativt med arbetssättet?
  • Vad tror ni är de största hindren för att jobba så här i er organisation? Hur ska ni ta er förbi dem om de kommer?

2. Skapa en tillåtande innovationskultur

I den här processen kommer ni att behöva testa saker tillsammans med både användare och medarbetare. Ni kommer börja i ovisshet och försöka förstå ett problem eller utmaningsområde för att sedan under processens gång hitta och testa lösningar. Allt kommer inte bli helt rätt från början, och det är viktigt att det finns utrymme att kunna vara nyfikna och våga testa saker. Ta er tid i gruppen till att prata ihop er om hur ni kan skapa ett öppet och tillåtande gruppklimat där det är okej att testa och göra misstag. Ge er själva möjlighet att lära er saker och utvecklas.

Skriv era egna teamregler

Skriv gärna ihop några teamregler. Vad gäller i ert team för att var och en av er ska kunna fungera på ett bra sätt och utvecklas? Sätt upp teamreglerna på ett ställe där ni alla kan se dem så ni under arbetets gång påminns om vad ni tycker är viktigt. ”I vårt team gäller följande för att vi ska ha ett bra arbetsklimat och utvecklas…..”

Berätta om vad ni gör

Uppmärksamma medarbetare och användare vad som pågår och att ni är uppe i ett utvecklingsarbete. Berätta att ni arbetar på ett nytt sätt, testar nya saker och lär er på vägen. Tryck extra på att ni verkligen vill förbättra situationen för användare och medarbetare. Det är ett bra sätt att skapa nyfikenhet, kännedom och förståelse för ert pågående projekt.

3. Informera löpande och bjud in

Resultatet av ert utvecklingsarbete kommer med stor sannolikhet påverka sättet ni arbetar, på ett eller annat sätt. Här är det bra om ni tidigt bjuder in era arbetskamrater och ledning så de också får förståelse för varför den här förändringen bör göras. Informera och involvera löpande kring vad som händer i ert projekt – vad användaren tänker och känner. Få dem att känna det ni känner.

Har man förståelse för processen och varför förändringar behövs är det mycket lättare att bidra till förändringen och ta den till sig. Så fundera på vilka kanaler eller arenor ni har för att löpande berätta om och ta in feedback kring projektet. APT? Internblogg? Veckomöten?

Ta vara på andras idéer

Det finns vissa moment i innovationsprocessen där ni med fördel kan bjuda in medarbetare och chefer. Exempelvis under stegen ”Fokusera”, ”Ta fram idéer” och ”Testa idéer”. Använd dessa faser för att få in feedback från verksamheten och skapa förståelse för projektet.

Idévägg

Ett annat sätt att bjuda in kollegor är att sätta upp en idévägg, i till exempel ett lunchrum eller vid kaffemaskinen. Där kan ni presentera insikter ni fått i Undersöka-steget och uppmuntra alla att komma med idéer kring utmaningen eller bygga vidare på andras.

4. Vänta med lösningarna

Ni har säkert redan nu en eller flera idéer till lösning på er utmaning. Och det kommer dyka upp en mängd idéer när ni är ute och pratar med användare. Trots det är det viktigt att våga stanna i problemet och verkligen förstå användarens behov innan ni går på lösningar. För att undvika att fastna i lösningar för tidigt föreslår vi att ni upprättar en ”idéparkering”, så ni inte går miste om insikter och goda idéer som ni får efter vägen. Sätt upp en anslagstavla eller ett blädderblock där ni skriver upp era idéer och sparar dem till steget ’’Ta fram idéer’’.

Mall: Idéparkering (PDF) Pdf, 308 kB.

Idéparkering, veta mer

5. Glöm inte att dokumentera!

Det är viktigt att ni dokumenterar er process. Både för er egen skull, så ni har material att arbeta med och kommer ihåg vad ni gjort. Men också för att ni i ett senare skede ska kunna återberätta användarens känslor och tankar och visa på hur ni har arbetat.

Var noga med att ta bilder, anteckna och fånga citat. Ni behöver inte ta bilder direkt på personer om det inte går. En miljöbild, till exempel från en skolgård och ett citat från en ungdom kan förmedla känslan. Ta även bilder från när ni arbetar med exempelvis idégenerering eller tar fram prototyper så ni kan förmedla hur ni gått tillväga.

6. Utvärdera resultatet

Det är viktigt att ni redan i början av ert utvecklingsarbete funderar över hur ni ska förstå och veta om projektet varit framgångsrikt när ni avslutar det. Om ni tidigt tänker igenom hur utvärderingen ska göras och hur data ska samlas in så slipper ni rekonstruera vad som hänt i efterhand. Det blir lättare att förstå och redovisa resultat och se vinsterna av förändringsarbetet.

Gör en nollmätning

Ni behöver inte göra utvärderingen för stor, utan tänk att det är bättre att mäta en parameter än att inte utvärdera alls. Gör en nollmätning först. Ta reda på hur ert utvecklingsområde uppfattas i nuläget för att kunna jämföra med det faktiska resultatet av ert genomförda projekt.


För att veta vad ni ska mäta kan det vara bra att definiera vad ett framgångsrikt resultat av projektet är.

Ni kan exempelvis mäta på

  • Nöjdhet – ökad nöjdhet med tjänsten eller färre klagomål
  • Ett ändrat beteende – från att man alltid valt ett fysiskt möte till att man testar möten på webben, från att ta bilen till att åka kollektivt
  • Ekonomi – i form av besparingar, effektivisering eller vinster
  • En ny tjänst eller process – svarar mot ett identifierat behov
  • En ny eller utökad målgrupp – fler eller prioriterade målgrupper använder tjänsten

Ta fram en målformulering

I slutet av ert projekt kommer ni försöka svara på frågan om målgruppen påverkades av eller använder sig av er tjänst och varför. Eller varför den eventuellt inte påverkades.
För att kunna svara på dessa frågor är det viktigt att redan vid planeringen ha ett tydligt och genomtänkt mål med projektet. Målet uttrycker vad ni vill uppnå med insatsen, vilka effekter ni vill nå. Det kommer också bli lättare att definiera vad som gick ”bra” respektive ”dåligt” i slutet av processen.

Vad innehåller en målformulering?

Målet inkluderar ’’vad’’, ’’i vilken omfattning’’, ’’vem’’ och ’’när’’ utan att föreslå en möjlig lösning.

Exempel på en målformulering

’Vi vill till årsskiftet 2022/2023 se en förbättrad hälsa och ökat välbefinnande hos de boende på alla våra äldreboende i kommunen’’

Förankra i ledningsgruppen

Planen för vad som ska mätas och utvärderas kan vara bra att göra tillsammans med ledningsgruppen. Då delar ni samma bild av vad som är viktigt att se i en förändring.