Steg 6 – Från vision till verklighet

Ett första steg för att få till en permanent lösning är att testa den skarpt i verksamheten, men i liten skala. Detta kan exempelvis göras under en begränsad tid eller genom att en avdelning eller en mindre del av organisationen testar lösningen. Syftet och fördelen med att testa i liten skala är att testdeltagarna kan ge feedback, förfina och förankra lösningen innan den rullas ut till samtliga. Glöm inte att berätta för andra om testet så att resten av organisationen ser och förstår vad som är på gång.

Utför testet så enkelt som det bara går. Huvudsaken är att man får en känsla för den verkliga förändringen över tid och att testet utförs i den riktiga verksamheten och miljön.

Frågor att ställa innan ni testar

• Vilka resurser behövs när vi ska testa vår lösning på riktigt?
• Vilka nyckelfrågor behöver vi få svar på under testet?
• Hur kan vi mäta resultatet av testet? Om ni kan visa att ert skarpa test faktiskt leder till en förbättring har ni goda argument för att er lösning ska införas på bredare front.

Tips

• Börja att testa där förutsättningarna är bäst – ”bit där det är mjukast”.

• Använd gratistjänster eller andra enkla hjälpmedel för att testa den verkliga lösningens funktioner. På så sätt kan ni testa kärnan i lösningen, innan ni köper in dyra system eller andra resurser.

Hitta ett sätt att presentera resultatet som tydligt visar fördelarna i förhållande till ”det vi brukar göra”.

Få med alla på tåget

Vi har tidigare lyft vikten av att ständigt dokumentera arbetet samt att löpande involvera och sprida kunskap till andra inom organisationen. Här, i ”Förverkliga-steget”, kommer det arbetet sättas på sin spets. Ju fler personer i organisationen som vet varför och förstår vikten av att förändringen behöver ske, desto enklare och snabbare kommer förverkligandet att gå.

För att medarbetare och ledning ska få förståelse för användarens situation och varför just er lösning bör genomföras – presentera era dokumenterade användarberättelser, citat, filmer eller bilder. Verkliga röster från användare gör budskapet lättare att ta till sig och skapar inlevelse och empati. Låt dem få uppleva det ni upplevt.

Om ni nu, för första gången, involverar medarbetare eller ledning i er process introducera gärna lösningen i ett läge där den inte är helt färdigt. Bjud in dem att bidra med feedback och egna idéer, då blir det oftast enklare för dem att ta till sig förändringen.

Om ni redan har lyckats involvera flera och skapa en känsla av medägandeskap under projektets gång blir arbetet som ska göras nu betydligt enklare.

Planera för ett förändrat arbetssätt

Börja med att göra en lista över alla personer och funktioner som direkt och indirekt berörs eller kommer att påverkas av er lösning. Titta på vilka resurser som behövs för att förändringen ska kunna äga rum. Ta gärna hjälp av Aktörslistan (mall).

Plocka in nya resurser

När ni har en tydligare bild över vad som behöver göras kan ni lättare se om det är möjligt för er som grupp att genomföra förändringen. Behöver ni byta ut eller plocka in nya resurser och skapa ett ”förverkliga-team”? Vi rekommenderar att ni ändå låter några personer från den ursprungliga projektgruppen vara kvar, då de har med sig viktig kunskap och insyn i vad användarna sagt och upplevt.

Förändrade arbetssätt

Kanske kommer förändringen innebära ett nytt arbetssätt eller så kommer ni behöva ta in nya resurser och kompetenser. Planera in aktiviteter som ni tror att medarbetare behöver för att ta sig an det nya arbetssättet. Workshop? Frågestund? Manualer? Utbildning?

Om ni kommer fram till att förändringen kräver många aktiviteter där olika aktörer är inblandade kan det vara bra att göra en översiktsplanering – vem gör vad och när?

Gör en Roadmap

• Skriv ner alla aktiviteter som behöver göras för att lösningen ska förverkligas. Skriv ner aktiviteterna i kronologisk ordning.
• Komplettera listan med de resurser eller aktörer som behöver involveras för att lösningen ska kunna förverkligas. Ta både med resurser som redan finns och resurser som ni behöver ta in eller skaffa.

Metod: Roadmap

Kommunicera och berätta

Förändringen som er lösning innebär kommer förhoppningsvis innebära många fördelar och vinster jämfört med tidigare tillvägagångssätt. Samtidigt kan den också innebära förändrade rutiner för medarbetare och era användare. Tänk igenom hur ni ska kommunicera detta på ett bra sätt till de olika målgrupperna, både inom och utanför er organisation.

När ni berättar om förändringen, lyft upp varför den görs och tryck lite extra på att arbetet bygger på insikter och involvering från användare. Det här är ett försök att göra saker bättre – inte ett beslut inifrån er organisation eller verksamhet.

Att berätta att invånare och medarbetare är involverade i en samhällsförändring leder oftast till en mer konstruktiv vinkel i exempelvis media. Fokus kan då riktas på värdet för invånaren och medarbetaren, snarare än eventuella problem som förändringen kan medföra. Det kan också bidra till en större politisk vilja att stötta användarcentrerad utveckling och i förlängningen att det fattas beslut som krävs för verklig förändring.

Tips

• Presentera och berätta om era lösningar på en plats där era målgrupper befinner sig. Kanske i en lunchrestaurang, i kommunhusets eller sjukhusets entré, på biblioteket eller kanske i skolan? Använd er av användarberättelser, verkliga citat och bilder för att skapa intresse.
• Låt er berättelse ha följande ingredienser; ”problemet” >> ”brukarens väg” >> ”insikterna” >> och ”lösningen”. Berätta det viktigaste först och hitta det som är unikt i just er lösning.