Stöd till projektgruppen

6 tips som kommer att underlätta ert arbete

Den här sidan är framförallt till för projektgrupper som ska börja jobba med Innovationsguiden som metodstöd i ett utvecklingsprojekt. Här har vi samlat våra bästa tips för att ni från början ska kunna skapa en bra innovationskultur och underlätta ert förnyelsearbete. Innovationsguiden hälsar er hjärtligt välkomna och önskar er stort lycka till med ert förnyelsearbete!

1. Skapa samsyn kring arbetssättet

Läs mer – Skapa samsyn kring arbetssättet

Innovationsguiden bygger på ett arbets- och förhållningssätt som kallas tjänstedesign. Det är bra om alla i teamet har en samlad bild av vad arbetssättet innebär innan ni börjar arbeta tillsammans. Innovationsguiden har valt tjänstedesign som arbetssätt då processen utgår ifrån användarens behov och perspektiv vilket är avgörande för att utvecklingsarbetet ska leda till nya välfärdstjänster som verkligen skapar värde, används och uppskattas. Tjänstedesign är dessutom ett roligt och kreativt sätt att arbeta som ger energi och engagemang både i teamet och hos medarbetare. Att ha roligt längs vägen leder oftast till bättre resultat och bidrar till en positiv innovationskultur.

Vad är tjänstedesign?

Tjänstedesign innebär att man utgår från att användaren kan mest om sin egen situation och verklighet. För att kunna ta fram tjänster som skapar nytta och värde är användaren med i förnyelsearbetet. Arbetssättet bygger på att involvera och vara nyfiken på sin användare och förstå dennes behov och upplevelse, för att sedan testa och samskapa lösningar tillsammans med användaren för att se vad som skapar mest nytta och värde. Den kreativa processen är involverande, strukturerad och metodisk. Huvudtesen är att vi går från vad vi tror att vi vet om användaren till vad vi faktiskt vet – från antagande till insikt. På så sätt säkerställs att ”rätt” tjänster tas fram till de som behöver dem.

nyckel_low

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Frågor som kan vara bra att prata kring:
Hur skiljer det här sig från sättet vi brukar arbeta?
Vad tror ni att ni kommer få ut av att arbeta så här?
Vad ser vi för positivt resp. negativt med arbetssättet?
Vad tror ni är de största hindren för att jobba så här i er organisation? Hur ska ni ta er förbi dem om de kommer?

2. Skapa en tillåtande innovationskultur

Läs mer – En tillåtande innovationskultur

Det ni ska göra nu är att testa ett nytt arbetssätt för att ta fram nya, innovativa lösningar och på ett bättre sätt kunna möta era användares behov. I den här processen kommer ni behöva testa saker tillsammans med både användare och medarbetare. Ni kommer börja i ovisshet och försöka förstå ett problem eller utmaningsområde för att sedan under processens gång börja hitta lösningar. Allt kommer inte bli helt rätt från början och för att ni ska få det utrymmet som behövs att kunna vara nyfikna och våga testa saker är det bra att ni i gruppen pratar om hur ni kan skapa ett öppet och tillåtande gruppklimat, där det är okej att testa och göra misstag, så att har möjlighet att lära er saker och utvecklas.

Skriv era egna teamregler

Skriv gärna ihop några teamregler. Vad är det för regler som gäller i ert team för att ni, var och en av er, ska kunna fungera på ett bra sätt och utvecklas? Sätt upp teamreglerna på ett ställe där ni alla kan se dem så ni under arbetets gång påminns om vad ni tycker är viktigt.



”I vårt team gäller följande för att vi ska ha ett bra arbetsklimat och utvecklas…..”

teamregler

 

 

 

 

 

 

Berätta vad och hur ni gör
Uppmärksamma medarbetare och användare vad som pågår och att ni är uppe i ett utvecklingsarbete. Berätta att ni arbetar på ett nytt sätt, testar nya saker och lär er på vägen. Tryck extra på att ni verkligen vill förbättra situationen för användare och medarbetare. Det är ett bra sätt att skapa nyfikenhet, kännedom och förståelse för ert pågående projekt.

3. Informera löpande och bjud in

Läs mer – Informera och bjud in

Resultatet av ert förnyelsesarbete kommer med stor sannolikhet påverka sättet ni arbetar på ett eller annat sätt. För att era arbetskamrater och ledning ska få samma förståelse för varför den här förändringen bör göras är det bra om ni kan informera och involvera medarbetare och ledning löpande kring vad som händer i ert projekt – vad användaren tänker och känner. Få dem att känna det ni känner.

Har man förståelse för processen och varför förändringar behövs är det mycket lättare att bidra till förändringen och ta den till sig. Så fundera på vilka kanaler eller arenor ni har för att löpande berätta om och ta in feedback kring projektet. APT? Internblogg? Veckomöten?

Ta vara på andras idéer
Det finns moment i innovationsprocessen där ni med fördel kan bjuda in medarbetare och chefer. Som ex under stegen ”fokusera” ”ta fram idéer” och ”testa idéer”. Använd dessa faser för att få in feedback från verksamheten och skapa förståelse för projektet.

Idévägg
Ni kan också testa att sätta upp en idévägg, i ett lunchrum eller vid kaffemaskinen, där ni presenterar insikter ni fått i undersöka-fasen och uppmuntrar alla att komma med idéer kring utmaningen eller bygga vidare på andras.

4. Vänta med lösningarna

Läs mer – Vänta med lösningarna

ideparkering

Ni har säkert redan nu en eller flera idéer till lösning på er utmaning. Och det kommer dyka upp en mängd idéer när ni är ute och pratar med användare. Men var noga med att stanna i problemet och verkligen förstå användarens behov innan ni går på lösningar. För att undvika att fastna i lösningar för tidigt, och gå miste om insikter och andras goda idéer, föreslår vi att ni upprättar en ”parkeringsplats” för era idéer. Ha ex en anslagstavla där ni skriver upp era idéer och sparar dem till steget ’’Ta fram idéer’’.

 

5. Glöm inte att dokumentera!

Läs mer – Dokumentera under processen

Det är viktigt att ni dokumenterar er process. Både för er egen skull, så ni har material att arbeta med och kommer ihåg vad ni gjort. Men också för att ni i ett senare skede på ett bra sätt ska kunna återberätta vad användaren sagt, känner, tänker och visa på hur ni har arbetat. Så var noga med att ta bilder, anteckna och fånga citat. Ni behöver inte ta bilder direkt på personer om det inte går. En miljöbild, ex från en skolgård och ett citat från en ungdom kan förmedla känslan. Ta även bilder från när ni arbetar med ex idégenerering eller tar fram prototyper så ni kan förmedla hur ni gått tillväga.

6. Utvärdera resultatet

Läs mer – Utvärdera och mät ert resultat

Det är viktigt att redan i början av ett förnyelsearbete fundera över hur ni ska förstå och veta om ni nått framgång med er utmaning när arbetet är genomfört. Om ni tidigt i projektet tänker igenom hur utvärderingen ska göras och hur data ska samlas in, slipper ni rekonstruera vad som hänt i efterhand. Det blir lättare att förstå och redovisa resultat och se vinsterna av förändringsarbetet.

Gör en 0-mätning

Gör inte utvärderingen för stor utan tänk att det är bättre att mäta en parameter än att inte utvärdera alls. Gör en 0-mätning först. Ta reda på hur ert utvecklingsområde uppfattas i nuläget för att kunna jämföra med det faktiska resultatet av ert genomförda projekt.
För att veta vad ni ska mäta kan det vara bra att att definiera vad ett framgångsrikt resultat av projektet är, ex ”ökad nöjdhet”, ”breddad målgrupp”.

Ni kan ex mäta på:
• Nöjdhet – ökad nöjdhet med tjänsten eller färre klagomål
• Ett ändrat beteende – från ett fysiskt möte till ett möte på webben, från att ta bilen till att åka kollektivt
• Ekonomi – i form av besparingar, effektivisering eller vinster
• En ny tjänst eller process – svarar mot ett identifierat behov
• En ny eller utökad målgrupp – fler eller prioriterade målgrupper använder tjänsten

Ta fram en målformulering

I slutet av ert projekt kommer ni försöka svara på frågan om målgruppen påverkades av- eller använder sig av er tjänst och varför. Eller varför den ev inte påverkades.
För att kunna svara på dessa frågor är det viktigt att redan vid planeringen ha ett tydligt och genomtänkt mål med projektet. Målet uttrycker vad ni vill uppnå med insatsen, vilka effekter ni vill nå. Det kommer också bli lättare att definiera vad som gick ”bra” respektive ”dåligt” i slutet av processen.

Vad innehåller en målformulering?
Målet inkluderar ’’vad’’, ’’i vilken omfattning’’, ’’vem’’ och ’’när’’ utan att föreslå en möjlig lösning.

Exempel på en målformulering:
’’Vi vill till årsskiftet 2017/2018 förbättra hälsan och öka välbefinnandet hos de boende på alla våra äldreboende i kommunen’’

Förankra i ledningsgruppen

Att planera vad som ska mätas och utvärderas kan vara bra att göra tillsammans med ledningsgruppen så de har samma bild som ni kring vad som är viktigt att se i en förändring.

Ta det första steget
– sätt igång!

Ibland är det lätt att fastna i diskussioner och planering – värdefull tid går och gruppen kan tappa energi och momentum. Utmana er själva genom att våga gå ut och prata med era användare på ett tidigt stadium och testa olika saker för att se om det fungerar. 

Ett första steg:
• Prata med en användare
• Observera i närmaste väntrum eller entré
• Testa en av era egna tjänster som användare
• Bolla ert utmaningsområde med en annan avdelning

Passa på att boka in möten med coachen!