Tips till dig som leder en utvecklings- och innovationsprocess i offentlig verksamhet

Att leda för utveckling

Att vara ledare för ett utvecklingsteam innebär att på bästa sätt kratta för en förändring, underlätta och ge förutsättningar för att gruppen ska kunna arbeta fram och utveckla en lösning på ert utvecklingsområde. Även om du inte aktivt jobbar i processen har du en viktig roll för lösningens förutsättningar att förverkligas. Blir du en möjliggörare eller en bromskloss?

Här har vi samlat våra bästa tips för att du ska ha möjlighet att stötta dina medarbetare och ge dem rätt förutsättningar för att ni tillsammans ska kunna utveckla er verksamhet och på ett bättre sätt möta era användares behov.

1. Ta på er utvecklarhatten direkt!

Läs mer – Utvecklarhatten på!

Frigör tid

Det första du behöver göra är att frigöra tid och resurser för utvecklingsarbetet. Utveckling ska inte läggas ’’ovanpå” det vanliga arbetet. Då är risken stor att teamet prioriterar annat och inte får tid att utveckla. Gruppen behöver veta att utveckling är en naturlig och viktig del i jobbet och att det finns frigjord arbetstid för detta. Det innebär att ex vikarier eller annan omfördelning av resurser måste finnas på plats.

’’Det handlar inte om att börja göra något nytt,
utan göra det vi redan gör på ett nytt sätt.’’

’’Utvecklarhatten’’ på!

För att få teamet att känna att utveckling och innovation är en naturlig del i arbetet – sätt igång med det vi kallar ’’vardags-innovation’’ (every day innovation). Det gäller att höja uppmärksamhetsgraden på vad som händer i verksamheten och att medarbetarna börja lyfta blicken och se vad som behöver förändras. Du kan ex ge alla i gruppen i uppgift att, under en veckas tid, skriva ner alla de saker eller händelser som de tycker skaver eller inte fungerar så bra i verksamheten, stort som smått – något som rör den interna verksamheten eller ute hos användarna. Därefter tittar ni på alla uppmärksammade problem, under ex ett måndagsmöte och diskuterar hur ni kan lösa dem och vem som ska göra det. Ta hjälp av ’’Fixar-Frasse’’-mallen. På detta sätt har ni tagit på er ’’utvecklarhatten’’ och teamet känner också att man väldigt snabbt kan komma igång med att förändra saker. Ladda ner mallen här.

 

 

 

 

 

 

2. Skapa en tillåtande innovationskultur

Läs mer – En tillåtande innovationskultur

Innovation och ett kreativt klimat uppstår inte bara av sig själv, det måste både uppmuntras, möjliggöras och testas. Med ett nytt arbets- och förhållningssätt kommer allt kanske inte bli helt rätt från början. För att teamet ska få det utrymmet som behövs för att kunna vara nyfikna och våga testa saker behöver ni i gruppen prata om och bestämma hur ni kan skapa ett öppet och tillåtande klimat, där det är okej att testa och göra misstag, så att ni har möjlighet att lära er saker och utvecklas.

Du som ledare behöver här eliminera oron för negativa konsekvenser. Blotta tanken på att något i arbetssättet kan få negativa följder räcker för att många inte ens ska vilja eller våga försöka. Ledningen måste skicka tydliga signaler om att förnyelse och utveckling är det ’’nya’’ sättet att arbeta.

Bra med olika synvinklar och perspektiv
Om det är möjligt, sätt samman ett team av personer inom olika discipliner, från olika avdelningar och med olika kunskaper och bakgrund. Med stor sannolikhet kommer ni hitta mer innovativa lösningar på er utmaning om ni kan närma er den från olika håll och perspektiv. Testa gärna att någon gång under processen bjuda in eller ta hjälp av en helt annan avdelning eller arbetsgrupp inom något annat område. På så sätt kan kreativa krockar uppstå och dessa möten kan leda till kunskapsbyggande och nya perspektiv.

Ett sätt att involvera medarbetare eller andra avdelningar och få andra perspektiv är att sätta upp en sk idévägg på en plats där mycket folk rör sig. Beskriv kort den utmaning ni jobbar med och be andra att komma med förslag och idéer.

Ett annat sätt är att ex ha en lunchbrainstorm för att involvera alla på arbetsplatsen i olika utvecklingsfrågor.

 

Skriv era egna ’’labbregler’’

Gör en lista med ’’labbregler’’. Vad är det för klimat och värderingar som gäller i ert team för att ni ska ha ett öppet tillåtande klimat där alla vågar testa nytt? Sätt upp labbreglerna på ett ställe där ni alla kan se dem så ni under arbetets gång påminns om vad ni tycker är viktigt.

Ex på labbregler:
Det finns inget rätt eller fel
Bygg på varandras idéer
Säg ’’Ja, och….’’
Låt alla komma till tals
Tillåt vilda, oprövade idéer

Ladda ner Innovationsguidens labbregler här

Fundera över din roll i innovationsarbetet
1) Vad innebär det att vara möjliggörare för en innovationskultur?
2) Vad i ditt ledarskap är en möjliggörande resp. hinder för en kreativ kultur?
3) Hur kan du ändra i eller lägga till i ditt ledarskap för att möjliggöra en positiv innovationskultur?

3. Gemensam grund

Läs mer – Hitta en gemensam grund kring arbetssättet

Deltagarna i projektteamet  du leder kommer sannolikt ge sig ut på orörd mark och i många fall börja använda sig av ett nytt arbetssätt. Det är bra om alla i teamet har en samlad bild av vad arbetssättet innebär innan ni börjar arbeta tillsammans.

Innovationsguiden bygger på ett välbeprövat arbets- och förhållningssätt som kallas tjänstedesign. Tjänstedesign utgår ifrån användarens behov och perspektiv vilket är avgörande för att utvecklingsarbetet ska leda till nya lösningar som skapar värde, uppskattas och används. Den kreativa processen är involverande, strukturerad och metodisk. Huvudtesen är att vi går från vad vi tror att vi vet om användaren till att ta reda på hur användarens liv och vardag faktiskt ser ut – från antagande till insikt. På så sätt kan vi vara säkra på att ”rätt” tjänster tas fram till de som behöver dem. Tjänstedesign är dessutom ett roligt och kreativt sätt att arbeta som ger energi och engagemang både i teamet och hos berörda medarbetare.

 

 

 

 

 

 

 

En är hörnstenarna är också att man testar och samskapar lösningar tillsammans med användare och utförare. Att hela tiden testa under processens gång är ett bra sätt att komma runt risken att misslyckas stort och dyrt på slutet. Det blir möjligt att testa, få feedback och utvärdera innan man rullar ut lösningen i större skala.

Bra frågor att prata kring:
Hur skiljer det här sig från sättet vi brukar arbeta?
Vad tror ni att vi kommer få ut av att arbeta så här?
Vad ser vi som positivt resp. negativt med arbetssättet?
Vad tror ni är de största hindren för att jobba så här i vår organisation?
Hur ska vi ta oss förbi hindren om de kommer?

Titta gärna på filmen nedan som beskriver tjänstedesign i en utvecklingsprocess.

4. Ge trygghet, mandat och tid

Läs mer – Trygghet, mandat och tid

En kreativ utvecklingsprocess handlar om att bryta ny mark och lösa en verklig utmaning och då krävs både mod och uppfinningsrikedom. Här är det viktigt att du som ledare skapar en trygg miljö som låter deltagarna känna att det är okej att testa nya saker utan att veta exakt hur resultatet blir i slutänden. Att de vågar vara modiga, att det är ok att göra fel ibland och känna att det faktiskt är så vi lär oss något.

 

 

 

 

 

 

 

För att verkligen kunna utvecklas är det också viktigt att deltagarna i teamet har fått avsatt tid för utvecklingsarbetet, så att detta inte läggs ovanpå den befintliga arbetsbördan. Om teamet får avsatt tid till detta ökar chanserna för att nå målen och förverkliga lösningen. Du behöver vara tydlig med att det finns mandat att arbeta med detta och att utveckling är viktigt och prioriterat.

Lita på och stå bakom medarbetarna. Trygghet och mandat ger kreativitet
Uppmuntra medarbetare att komma med idéer och testa nya lösningar
Ge de som är intresserade mandat att påverka och få de som kan påverka att bli intresserade av förändringsarbete
Kräv ingen lösning direkt, låt dem undersöka i sin takt. Våga utveckla utan att veta vad resultatet ska bli
Avsätt tid för teamet att utveckla verksamheten så att utvecklingsarbetet inte läggs ovanpå den befintliga arbetsbördan

Titta gärna på filmen om socialtjänsten i Angered som jobbat just på detta utforskande sätt för att utveckla sin verksamhet. De pratar om hur det är att gå utanför sin “comfort zone” och vikten av att testa med användarna för att vara säker på att man är på rätt väg.

5. Börja tänka – en gemensam uppstart

Gemensam uppstart

Att ha en gemensam grund och utgångspunkt för utvecklingsarbetet är viktigt så att alla vet varför, vad och hur arbetet ska göras. Sätt igång projektet med en gemensam uppstart tillsammans med utvecklingsteamet, projektledare och ledningsfunktion.

Tänk igenom och arbeta med följande punkter:

Enas kring och förstå utvecklingsområdet
Skapa samsyn kring ert utvecklingsområde, så att alla förstår varför och värdet av att ni valt att arbeta med just denna fråga. Ha tydliga svar på frågor kring uppdraget; varför finns vi? För vem?

Enas kring en utmaningsformulering, skriv ner den och ha den synlig under processen.
Läs mer om hur man formulerar sin utmaning

 

 

 

 

 

 

 

Ladda ner mallen för Utmaning & Mål här

Sätt upp mål för processen
Sätt redan i planeringen ett tydligt och genomtänkt mål med projektet. Målet uttrycker vad ni vill uppnå med insatsen, vilka effekter ni vill få. Ett satt mål kommer också göra det lättare att definiera vad som gick ”bra” respektive ”sämre” i slutet av processen.

Exempel på en målformulering:
’’Vi vill till årsskiftet 2018/2019 öka välbefinnandet och livskvalitet hos de boende på ett av våra äldreboende i kommunen’’

Sätt upp delmål och deadlines som följer innovationsprocessen olika steg. Vi har märkt att en deadline i kombination med gemensamt byggande, struktur och tydligt ansvar ökar engagemang och effektivitet i processen.

Motivation i projektteamet
Vissa deltagare i teamet kan initialt vara osäkra på deras roll i projektet. Vad förväntas av dem? Här är det viktigt att bygga tillit och skapa möjligheter för gruppen att lära känna varandra. Försök också ta reda på drivkrafterna hos varje teammedlem, vad som motiverar dem, eventuella orosmoln och vad som kan lyfta och stärka dem.

Bygg vidare på den motivation som redan finns genom att ge medarbetarna mandat att förnya. Se också till att alla förstått och har samsyn kring syfte, mål, roller och förväntningar. Transparens, raka rör och struktur är viktigt i denna fas.

Ta hjälp av metodmallen Stinky fish/Happy turtle. I den ’’stinkande fisken’’ skriver du och utvecklingsteamet ner ev orosmoln eller hinder ni ser med att tänka och arbeta med utveckling på ett nytt sätt. I den ’’glada sköldpaddan’’ skriver ni ner sådant ni ser fram emot och vill utmanas och utvecklas i. I båda uppgifter utgår ni från ett personligt plan. På så sätt ser ni vad som motiverar och engagerar teamet men också vad som kan skapa otrygghet. Prata sedan igenom det ni skrivit ner gemensamt i gruppen så att ni vet hur gruppen tänker och det ger även en möjlighet att ta tag i ev orosmoln på ett tidigt stadium. Ladda ner mallen här.

 

 

 

 

 

6. Börja göra – lär genom att testa

Läs mer – Lära genom att testa

I början är det väldigt lätt hänt att fastna i diskussioner och planering – värdefull tid går och gruppen kan tappa energi och driv. Uppmuntra teamet att våga gå ut och prata med användare på ett tidigt stadium och testa olika saker för att se om det fungerar.
Här behöver underlaget inte vara perfekt och färdigt, de kommer lära sig så mycket från första intervjun eller observationen och det kommer göra förberedelserna inför nästa omgång lättare. Peppa dem att våga gå ut.

’’Det går inte att planera fram ett resultat’’
Gammalt djungelordspråk

Vi vet av erfarenhet att det finns ett visst motstånd att gå ut och träffa användare, men när teamdeltagarna väl kommit ut, känner de flesta att de lär sig så mycket och får så värdefulla insikter, att de alltid kommer att vilja jobba på det här sättet. Det är värt det! Om teamet hela tiden involverar dem som tjänsten är till för får ni under processens gång kvitto på om ni är på rätt spår eller fel ute och måste tänka om.

Anta en ”just-do-it-approach”. Prata inte om hur ni tror en lösning skulle fungera, testa istället!
Uppmuntra teamet till att testa och testa igen under hela processen – ”den som misslyckas tidigt, lyckas fortare”
Avdramatisera och berätta om de ev. misstag som görs längs vägen, det är ett tecken på att vi lär oss
Informera andra avdelningar eller parter att ni är inne i ett utvecklingsprojekt och att ni testar nya saker

 

Skapa en ’’testa-kultur’’ som skapar trygghet och uppmuntrar till att testa olika idéer och vägar framåt. Om en väg inte fungerar, backa tillbaka och testa en ny. Till slut kommer man fram till slottet – den “rätta” vägen.

 

 

 

 

Uppdrag till dig och teamet
Fördela ut och utför själv något eller fler av ”uppdragen” nedan till nästa personalmöte och berätta för varandra vad ni upptäckte.

Prata med en användare
Gör observationer i närmaste väntrum eller entré
Testa en av era egna tjänster/processer som användare
Bolla ert utmaningsområde med en annan avdelning

Förverkliga-steget – testa en nästan färdig lösning
Ett första steg för att få till en permanent lösning är att testa den skarpt men i liten skala. Detta kan ex göras under en begränsad tidsrymd eller att en avdelning eller i en mindre del av organisationen testar lösningen. Fördelen med att testa i liten skala är att testdeltagarna kan ge feedback, förfina och förankra lösningen innan den rullas ut till samtliga.
Läs mer om Förverkliga-steget här

Förklara och berätta för andra delar i organisationen om vad arbetssättet och ert utvecklingsområde innebär, för att skapa rätt förutsättningar för ditt team att förverkliga sin lösning. Bjud hela tiden in och testa tillsammans med medarbetare och låt dem komma med egna förslag till förbättring så att de känner sig delaktiga i förändringen. Kan ni sedan visa att resultatet av ert skarpa test faktiskt leder till en förbättring, har ni goda argument för att lösningen ska införas på bredare front. Hitta ett sätt att presentera testresultatet som tydligt visar fördelarna i förhållande till ”det vi brukar göra”.

7. Följ med hela vägen

Läs mer – Följ med hela vägen

För att få bättre förståelse för arbetssättet och vad teamet upplever är det bra om du som ledare medverkar och deltar aktivt i vissa delar av processen. Det kan vara att själv gå ut och göra en intervju, vara med vid idégenerering eller testa prototyper med användare. Genom att delta visar du att det går och att det här är viktigt.
En annan fördel med att medverka i vissa delar i processen, och på så sätt få egna upplevelser kring utmaningen, är att det blir lättare och mer kraftfullt att vidareförmedla och sprida vad ditt team gör till andra avdelningar, ledningsfunktioner eller nämnder.

Den kreativa processen teamet går igenom är flexibel men samtidigt väldigt strukturerad till sin natur. De inleder en ny fas öppet och brett för att i slutet av fasen tratta ner och prioritera. När teamet befinner sig i den öppna utforskade fasen är det viktigt för dig att ingjuta mod och uppmuntra uppfinningsrikedom i gruppen. Det är lätt att bli överväldigad av allt det nya man får reda på och därför lätt att alltför snabbt springa på en lösning. Som ledare behöver du här våga vänta med lösningen och istället uppmuntra teamet att stanna i utmaningen och gå ut och ta reda på vad användaren verkligen behöver och upplever.

Eftersom teamet hela tiden får reda på nya saker om användarna kan processen gå i något snirkliga vägar – det gruppen först trodde var viktigt kanske visar sig mindre relevant och de får kanske backa tillbaka ett steg eller börja om.

Stanna i utmaningen
Uppmuntra till att gå ut och lära av användarna
Ta reda på orsakerna bakom – fråga ’’varför’’
 Våga vänta på lösningen

 

Genom att medverka i vissa delar av processen och på så sätt få egna upplevelser kring er utmaning, kommer du både lära dig mer om arbetssättet och få en djupare förståelse för er målgrupp. Det här gör också att du, på ett mer initierat sätt, kan förmedla och sprida vad ditt team gör till andra berörda parter.

 

Planera för att förverkliga
När projektet närmar sig slutfasen har du som ledare en extra viktig roll att spela då utvecklingsteamet i detta läge kan känna sig utmattande och tömda på energi. Det är viktigt att du hjälper teamet att gå den sista milen och ta arbetet i mål.

Börja med att tillsammans skriva ner de aktörer som behöver involveras eller informeras. Fundera sedan på och skriv ner de aktiviteter som behövs för att lösningen ska förverkligas och för att medarbetare ska ta till sig en förändring – Workshop? Frågestund? Pröva-på-mingel? Utbildning? Samtidigt är det bra att fråga sig om det är möjligt för utvecklingsteamet att genomföra förändringen själva. Kanske behöver ni plocka in nya resurser och skapa ett ”förverkliga-team”? En rekommendation är att någon person från den ursprungliga projektgruppen ändå är kvar, då de har den tydligaste koppling till användarens behov och vad som hänt under hela processen.
Ladda ner mallen Aktörslistan här

8. Kratta för förändring

Läs mer – Kratta för förändring

För att ett utvecklingsarbete inte ska fastna i projektfällan och rinna ut i sanden har du som ledare en väldigt viktigt uppgift att ”kratta” och underlätta för utvecklingsteamet för att få det att hända. På riktigt.

’’En förändring är den som blir av’’

Det är viktigt att ta vara på och ta vidare idéer och lösningar som teamet utvecklar. Utmaningen i innovationsarbete handlar ofta om hur de ska förverkligas. Röj vägen för medarbetarna, var flexibel när misstag uppstår och bygg ständigt nya relationer i organisationen.

Som ledare behöver du kunna förklara ”högre upp” vad arbetssättet och utvecklingsområdet innebär för att skapa rätt förutsättningar för ditt team. Använd utvecklingsprojektet för att få andra i organisationen att börja tänka nytt. Men försök också höja ribban generellt för ett mer tillåtande innovationsklimat.

Bryta invanda mönster och ändra beteenden
Tänk igenom i vilken typ av organisation förändringen ska genomföras. Finns det redan en förändringsbenägen kultur och inarbetade rutiner för utveckling av nya tjänster och arbetssätt? Eller måste ni förändra invanda mönster och själva skapa helt nya rutiner? Det kan då bli extra viktigt med mandat och stöd från beslutsfattare för att utföra förändringen.

 

Involvera medarbetare tidigt i processen genom att ex bjuda in till idéarbete och tester.
På så sätt kan ni få fler med på tåget då de själva varit med och tagit fram lösningen.
Så undviker ni känslan av att få en oönskad lösning i knät…

 

Om det skulle vara så att ni nu, för första gången, involverar medarbetare eller ledning i er process introducera gärna lösningen i ett läge där den inte är helt färdigt. Bjud in dem att bidra med feedback och egna idéer, då blir det oftast enklare för dem att ta till sig förändringen och stödja den. Förändringen kommer förhoppningsvis innebära många fördelar och vinster jämfört med tidigare tillvägagångssätt, men det kan ju också innebära förändrade rutiner för medarbetare och användare. Tänk igenom hur ni ska kommunicerar detta till de olika målgrupperna, både inom och utanför er organisation.

Det är bra att berätta om varför förändringen görs. Tryck lite extra på att arbetet bygger på insikter och involvering från användare – inte ett beslut som kommer ”uppifrån” i er organisation. Och att det här är ett försök att göra saker bättre för användare, bättre för medarbetarna – då kommer det bli lättare för andra att se nyttan med förändringen.

TIPS
Hur kan vi få människor att bryta vanor och vilja göra annorlunda?

Motivation: Hur kan vi få människor att känna sig motiverade till att börja göra annorlunda? Viktigt är att man känner ett ägandeskap till lösningen eller förändringen – att man varit med och bidragit med ex idéer eller utvärdering. Man kan också öka motivationen genom att visa att lösningen ex skapar en bättre arbetsmiljö eller att man får mer tid blir över till mer kvalificerade- eller mer givande arbetsuppgifter. Att göra övergången till det nya till en rolig upplevelse kan också spela stor roll för motivationen!

Ta bort hinder: Vill vi få någon att ändra sitt beteende – gör det enkelt att utföra och visa hur enkelt det är. Det kan ex vara med hjälp av enkla instruktionsvideor, tydliga illustrationer – symboler –kartor som visar vägen. Om vi ex vill öka beteendet “Återanvändning” skulle vi kunna testa med en upphämtningstjänst för att göra det lättare för människor att faktiskt återvinna mer. Gör det lätt att göra rätt!

Tänd gnistor: Om ni märker att motivationen, för att börja göra annorlunda, är låg hos användare eller medarbetare behövs ibland knuff i rätt riktning för att personen ska utföra beteendet – en gnista som sätter igång något. Kan vara ex en tävling, utskick med små uppmaningar och belöningar eller oväntade aktiviteter. Filmen nedan visar en “gnista” som fokuserar på att få människor att förändra beteende genom att göra det så roligt att man helt enkelt inte kan låta bli att göra det!

Fundera över och skriv ner

Hur kan vi på bästa sätt få med oss medarbetare eller användare på att ex testa ett nytt arbetssätt eller använda en ny tjänst?

Att uppmuntra kollegor och medarbetare till att våga testa och känna att det är ok om ett projekt tar lite snirkliga vägar, är en av de viktigaste ledarskapsfrågorna just nu.’’

Innovationsguiden

I webinarieserien Politiskt ledarskap och innovation får du som politisk företrädare vägledning i hur du kan styra en process som utgår från brukarnas behov och syftar till att utveckla verksamheten.

Övning:
Hur kan vi skapa en ”testa-kultur”?

Nyttig övning att göra tillsammans i teamet tidigt i utvecklingsprocessen.

  1. Hur många av er anser att ni är personer som vågar testa något nytt och okänt och gör det regelbundet och som en naturlig del i vardag eller arbetsliv? (handuppräckning)
  2. Skriv nu ner, eller prata med bordsgrannen; när var senaste gången du testade något nytt, eller gick ut och testade en fråga/lösning eller likn med användare/brukare/utförare/annan?
  3. Vad skulle du kunna göra för att skruva upp volymen ytterligare för ditt ”testade”?
  4. Skriv ner vad som kan bli ditt första steg mot att bli en mer “testande” och nyfiken person (vardagsliv/arbetsliv)

Passa på att boka in möten med coachen!