Från vision till verklighet

Nu har ni förhoppningsvis ett lösningsförslag som ni bedömer kommer skapa en klar förbättring för både användare och medarbetare. I det här steget får ni tips om hur ni kan ta er lösning från idé till något som kommer användas och skapa värde i användarens liv och vardag.

Förverkliga-steget handlar om att ”få det att hända”. På riktigt. Det finns olika faktorer som kan påverka förverkligandet av ert projekt. Är det en liten förbättring eller en stor förändring ni ska göra? Kräver det mycket förberedelse och tester eller är det något som ni kan börja göra redan idag?

Tänk också igenom i vilken typ av organisation förändringen ska genomföras. Finns det redan en förändringsbenägen kultur och inarbetade rutiner för utveckling av nya tjänster och arbetssätt? Eller måste ni förändra invanda mönster och själva skapa helt nya rutiner? Det kan då bli extra viktigt med mandat och stöd från beslutsfattare för att utföra förändringen. Vilka är det som ska driva den här förändringen, behöver projektteamet som utvecklat lösningen kompletteras med andra kompetenser, behöver ni skapa ett nytt ”förverkliga-team”?

Inför en förändring behöver alla berörda förstå varför förändringen behövs. Bjud in medarbetare och beslutsfattare att bidra med feedback och egna idéer. Det kan då bli enklare att ta till sig förändringen och stödja den.



I det här steget kommer ni:
Testa skarpt i liten skala
Få med alla på tåget
Kommunicera och berätta om förändringen
Lägga upp en plan för vad ni behöver göra

Läs mer här!

Läs mer – Förverkliga

Testa lösningen skarpt i liten skala

Ett första steg för att få till en permanent lösning är att testa den skarpt men i liten skala. Detta kan ex göras under en begränsad tidsrymd eller att en avdelning eller i en mindre del av organisationen testar lösningen. Syftet och fördelen med att testa i liten skala är att testdeltagarna kan ge feedback, förfina och förankra lösningen innan den rullas ut till samtliga. Glöm inte att berätta för andra om testet så att resten av organisationen ser och förstår vad som är på gång.

Utför testet så enkelt som det bara går. Huvudsaken är att man får en känsla för den verkliga förändringen över tid och att testet utförs i den riktiga verksamheten och miljön.

Frågor att ställa innan ni testar:
» Vilka resurser behövs när vi ska testa vår lösning på riktigt?
» Vilka nyckelfrågor behöver vi få svar på under testet?
» Hur kan vi mäta resultatet av testet?

Kan ni sedan visa att resultatet av ert skarpa test faktiskt leder till en förbättring, har ni goda argument för att er lösning ska införas på bredare front.

Tips:
» Börja att testa där förutsättningarna är bäst – ”bit där det är mjukast”.
» Hitta ett sätt att presentera resultatet som tydligt visar fördelarna i förhållande till ”det vi brukar göra”.

Få med alla på tåget

Vi har tidigare lyft vikten av att ständigt dokumentera arbetet samt att löpande involvera och sprida kunskap till andra inom organisationen. Här, i ”förvekliga-steget”, kommer det arbetet sättas på sin spets. Ju fler personer i organisationen som vet varför och förstår vikten av att förändringen behöver ske, desto enklare och snabbare kommer förverkligandet att gå.

För att medarbetare och ledning ska få förståelse för användarens situation och varför just er lösning bör genomföras – presentera era dokumenterade användarberättelser, citat, filmer eller bilder. Verkliga röster från användare gör budskapet lättare att ta till sig och skapar inlevelse och empati. Låt dem få uppleva det ni upplevt.

Om ni nu, för första gången, involverar medarbetare eller ledning i er process introducera gärna lösningen i ett läge där den inte är helt färdigt. Bjud in dem att bidra med feedback och egna idéer, då blir det oftast enklare för dem att ta till sig förändringen.

Kommunicera och berätta

Förändringen kommer förhoppningsvis innebära många fördelar och vinster jämfört med tidigare tillvägagångssätt, men det kan ju också innebära förändrade rutiner för medarbetare och era användare. Tänk igenom hur ni ska kommunicerar detta till de olika målgrupperna, både inom och utanför er organisation, på ett bra sätt.

I er kommunikation är det bra att även här berätta om varför förändringen görs. Tryck lite extra på att arbetet bygger på insikter och involvering från användare och att det här är ett försök att göra saker bättre – inte ett beslut inifrån er organisation eller verksamhet.

Att berätta att invånare och medarbetare är involverade i en samhällsförändring leder oftast till en mer konstruktiv mediauppmärksamhet. Fokus kan då riktas på värdet för invånaren och medarbetaren snarare än eventuella problem som förändringen kan medföra. Det i sin tur kan leda till en större politisk vilja att fatta de beslut som krävs för verklig förändring.

Tips:
» Presentera och berätta om era lösningar på en plats där era målgrupper befinner sig. Kanske i en lunchrestaurang, i kommunhusets- eller sjukhusets entré, på biblioteket eller kanske i skolan? Använd er av användarberättelser, verkliga citat och bilder även här för att skapa intresse.
» Låt er berättelse ha följande ingredienser; ”problemet” >> ”brukarens väg” >> ”insikterna” >> och ”lösningen”. Berätta det viktigaste först och hitta det som är unikt i just er lösning.

”Jag har en plan!”

Planera för ett förändrat arbetssätt
Börja med att göra en lista över alla personer och funktioner som direkt och indirekt berörs eller kommer bli påverkade av er lösning. Titta på vilka resurser som behövs för att förändringen ska kunna äga rum. Ta gärna hjälp av Aktörslistan.

Plocka in nya resurser
När ni har en tydligare bild över vad som behöver göras är det bra att fråga sig om det är möjligt för oss som grupp att genomföra förändringen. Behöver ni byta ut eller plocka in nya resurser och skapa ett ”förverkliga-team”? Vi rekommenderar att ni ändå låter några personer från den ursprungliga projektgruppen vara kvar då de har den tydligaste koppling till vad användaren sagt och upplevt.

Förändrade arbetssätt

Kanske kommer förändringen innebära ett nytt arbetssätt eller så kommer ni behöva ta in nya resurser och kompetenser. Fundera och planera in aktiviteter som ni tror att medarbetare behöver för att ta sig an det nya arbetssättet. Workshop? Frågestund? Manualer? Utbildning?

Om ni kommer fram till att förändringen kräver många aktiviteter där olika aktörer är inblandade kan det vara bra att göra en översiktsplanering – vem-gör-vad-när?

Gör en Roadmap

• Skriv ner alla aktiviteter som behöver göras för att lösningen ska förverkligas. Skriv ner aktiviteterna i kronologisk ordning.
• Komplettera listan med de resurser eller aktörer som behöver involveras för att lösningen ska kunna förverkligas. Ta både med resurser som redan finns och resurser som ni behöver ta in eller skaffa.

Kontrollfrågor
Är det tydligt för alla som är berörda av förändringen varför den görs och vad det innebär för dem?
Kan vi kommunicera förändringen på ett lättillgängligt och engagerande sätt?
Har vi dokumenterat och paketerat vår lösning på ett sätt som gör det lätt att se vinsterna och som bäddar för ev nödvändiga politiska beslut.
Har vi en tydlig plan för vem-gör-vad-när?

Kontrollfrågorna är till för att ni ska känna er trygga i att ni är på rätt spår. Svara ni ja på frågorna –  gå vidare i er förverkliga-fas. Svarar ni som projektgrupp nej på någon av frågorna bör ni stanna i fasen alt gå tillbaka i processen.

Metodmallar

Tips från coachen!

Hur kan vi få människor att ändra ett invant arbetssätt:
Gör det enkelt! 
Vill ni få någon att ändra sitt beteende – gör det enkelt att utföra och visa hur enkelt det är.
Gör det attraktivt!
 Genom att lyfta fram det som är roligt, nytt eller innovativt fångar ni människors uppmärksamhet och stärker viljan till förändring.
Gör det socialt!
 Människor gör gärna det andra gör. Kan ni visa att er lösning eller något liknande används av andra, lockas vi gärna att göra på samma sätt.

Behöver ni komma vidare?